L’intégration chez Remazing

Qu’est-ce que l’intégration ?

L’intégration structurée est un élément indispensable des processus modernes de gestion des talents. Mais que signifie l’intégration ?

Le terme intégration ou « onboarding » vient de l’idée d’accueillir les nouveaux arrivants « à bord » et décrit les étapes nécessaires à l’intégration systématique des nouveaux employés dans les entreprises. Le terme comprend toutes les mesures qui favorisent l’intégration sociale et professionnelle des nouveaux employés. Le processus d’intégration est continu et commence avant le premier jour de travail.

Pourquoi une bonne intégration est-elle si importante ?

« Il n’y a pas de deuxième chance pour une première impression ». Des études menées dans le secteur des RH montrent qu’une grande partie de la rotation du personnel (jusqu’à 20 %) se produit dans les 45 premiers jours d’emploi, et les experts estiment que le manque d’accueil et d’intégration est à l’origine d’environ 10 % des licenciements pendant les périodes d’essai. 

Chez Remazing, nous nous efforçons de tirer parti de cette première occasion de faire une première impression positive grâce à un accueil organisé et normalisé. En outre, l’intégration est cruciale à long terme pour la fidélisation des employés, l’identification à la culture d’entreprise et l’intégration sociale des nouveaux membres de l’équipe. Il était donc essentiel pour nous de mettre au point un processus d’accueil dans lequel les nouveaux employés se sentent intégrés avant même d’entrer dans le bureau.

Avant le premier jour

Pour nous, l’intégration commence lorsque les employés signent leur contrat de travail. Après la signature du contrat et une à deux semaines avant la date d’entrée en fonction, nous envoyons aux nouveaux membres de l’équipe un courriel contenant les informations les plus importantes pour le début de leur emploi. Il s’agit non seulement d’informations organisationnelles telles que la date d’entrée en fonction, l’heure à laquelle ils doivent arriver au bureau et le lieu, mais aussi d’un lien vers notre manuel d’accueil et notre guide opérationnel.

Dans notre manuel d’accueil, les nouveaux arrivants trouveront un aperçu de toutes les équipes de Remazing et de leurs membres. Il répond également à l’avance à des questions importantes, telles que :

• Dans quelle mesure le travail à domicile est-il possible ? 
• Avons-nous un code vestimentaire ? 
• Quels sont les dates et événements réguliers importants ?

Notre guide opérationnel donne un aperçu des outils que nous utilisons et de la manière de les utiliser. Les nouveaux arrivants ont ainsi la possibilité de s’orienter avant d’utiliser les outils eux-mêmes dans la pratique.

Nous ne cherchons pas seulement à préparer les nouveaux membres de l’équipe à leur entrée chez nous. Nous faisons également participer le reste de notre équipe, en la préparant à l’arrivée du nouvel employé. Pour ce faire, nous envoyons un « mail de bienvenue » à nos nouveaux collaborateurs quelques jours avant leur entrée en fonction, dans lequel ils se présentent brièvement à l’équipe. En outre, le superviseur direct de l’employé remplit un questionnaire à l’avance. Dans ce questionnaire, le superviseur définit les tâches, les projets et les responsabilités de l’employé pour les premières semaines et les premiers mois, et précise à quels membres de l’équipe il peut s’adresser pour obtenir du soutien.

Enfin, nous veillons à ce que l’équipement technique nécessaire soit disponible bien avant l’arrivée de l’employé. Ainsi, rien ne vient entraver le processus d’intégration du premier jour.

Le premier jour chez Remazing

Le premier jour est conçu pour créer les conditions cadres afin que les nouveaux membres de l’équipe soient bien positionnés et préparés pour les semaines à venir. Nous commençons par un lieu de travail organisé (équipement, accessoires, goodies) et une visite de notre bureau. Vient ensuite une session d’intégration au cours de laquelle nous paramétrons ensemble l’ordinateur et tous les outils nécessaires pour travailler. 

Pour digérer les informations de la matinée en bonne compagnie, le nouvel arrivant déjeune avec son équipe.  

La première session d’accueil avec l’équipe de l’employé a lieu l’après-midi. Ensuite, lors d’une session séparée, le responsable direct du nouveau venu lui présente les tâches, les processus et les clients de l’équipe. Cette séance conclut la première journée et constitue la base de la formation continue du membre de l’équipe au cours des semaines suivantes. 

Et comment ça se passe à distance ?

De la même façon ! En fait, toutes les étapes du processus d’intégration peuvent facilement être effectuées en ligne, même après le premier jour. L’équipement nécessaire est envoyé à la maison à l’avance et tout le reste, même le déjeuner, se fait par appel vidéo. Et depuis le début de la pandémie de COVID-19, c’est la référence pour toutes les nouvelles mesures que nous mettons en œuvre dans le processus d’accueil. 

Que se passe-t-il après le premier jour ?

Tout nouvel emploi signifie qu’une grande quantité d’informations et d’apprentissage est d’abord partagée aux nouveaux membres de l’équipe. Toutefois, il ne s’agit pas seulement de connaissances techniques, mais aussi de la transmission des structures et processus internes de l’entreprise, de la structure de l’équipe et d’autres informations de base. Nous faisons généralement cela au cours des huit premières semaines.

Une fois que le nouvel employé a réussi son premier jour, nous nous attachons à établir le contact avec les différentes équipes et leurs membres au cours des semaines suivantes, en nous efforçant d’être aussi structurés que possible tout en donnant un bon aperçu des principaux domaines de notre travail. Peu importe qu’une personne travaille directement dans le marketing Amazon ou dans un autre domaine, tout le monde obtient un aperçu de notre activité principale.

C’est pourquoi nous organisons des entretiens d’introduction avec toutes les équipes au cours des premières semaines. Ceux-ci permettent aux membres de l’équipe, nouveaux et existants, de faire connaissance par un échange personnel et d’établir les premiers points de référence. 

En outre, des « sessions d’apprentissage » sont organisées par des membres spécifiques de l’équipe pour les nouveaux arrivants. Ces sessions d’apprentissage visent à donner une vue d’ensemble de Remazing en tant qu’entreprise, des outils que nous utilisons et du contenu de notre pyramide Remazing, qui décrit nos activités principales en tant qu’agence Amazon.

Quelques exemples de sujets de sessions d’apprentissage :

• Présentation de l’entreprise
• Distinction entre Vendor et Seller Amazon
• Gestion du contenu Amazon (SEO et contenu A+ Amazon)
• La publicité sur Amazon
• Remdash (notre logiciel interne Amazon)

En outre, les employés peuvent accéder à tout moment aux vidéos enregistrées de ces sessions via notre Learning Academy interne.

Parallèlement, l’intégration se déroule au sein de l’équipe respective de l’employé et dure bien au-delà de huit semaines. Le nouveau membre de l’équipe est intégré aux processus pertinents et participe à ses premiers projets, au cours desquels son degré de responsabilité augmente progressivement. Nous avons constaté que, dans de nombreux cas, l’apprentissage par la pratique est encore le plus efficace.

Pour s’assurer que le contenu de nos sessions d’apprentissage peut également être directement transféré dans la pratique, chaque nouveau membre de l’équipe, quels que soient son niveau et son poste, participe à notre « Onboarding Challenge » dès sa première semaine. 

L’« Onboarding Challenge »

Pour chaque nouveau collaborateur, nous sélectionnons l’un des produits de notre client. Au cours du défi, le nouveau collaborateur optimise complètement le produit pour un positionnement idéal sur Amazon, comme toujours, avec le soutien de nos experts dans le domaine concerné.

Ce processus présente trois avantages pour les nouveaux membres de notre équipe :

1. Formation : Le défi permet d’acquérir les connaissances de base de notre Pyramide du Marketing Amazon.
2. Travail d’équipe : Chaque nouveau membre de l’équipe a ses premiers points de contact avec la majorité de nos équipes.
3. Outil : Chacun se familiarise avec notre logiciel interne Remdash, dès le premier jour.

Une fois chaque défi relevé, il est présenté au reste de l’équipe, ce qui donne lieu à de nouveaux apprentissages et à une nouvelle inspiration à chaque fois. Et il est arrivé plus d’une fois que la présentation finisse par impressionner également l’un de nos clients.

Une fois le défi terminé, le reste de l’intégration est, comme mentionné ci-dessus, du ressort des équipes respectives, qui sont en mesure d’approfondir le développement des compétences nécessaires de leurs collègues.

Cependant, le processus n’est pas tout à fait terminé à ce stade pour notre équipe « People & Culture ».

L’intégration n’est pas un processus statique

S’il y a une chose que nous pouvons dire à propos de notre processus d’accueil, c’est qu’il a constamment évolué et s’est amélioré au fil des années. Chaque développement que connaît Remazing a un impact sur notre processus. Nous l’adaptons donc en conséquence et apportons continuellement de nouvelles idées.

Nombre de ces idées nous viennent directement de la meilleure source : les personnes qui ont récemment suivi le processus. C’est pourquoi chaque nouvel arrivant participe à une enquête après son intégration, que nous utilisons pour mesurer la satisfaction à l’égard du processus et recueillir des suggestions d’amélioration. Ce faisant, nous évaluons les résultats en équipe et avons des conversations de suivi régulières pour obtenir plus de détails de la part des employés.

Conclusion : l’intégration est essentielle !

L’élaboration d’un processus d’intégration significatif demande du travail et du temps. Cependant, si vous êtes prêt à investir les deux, vous posez les meilleures bases pour une fidélisation à long terme et créez de la valeur à la fois pour l’équipe et le nouvel employé.

Vous cherchez un emploi à Paris ou Hambourg et souhaitez découvrir par vous-même notre processus d’intégration ? Cliquez ici pour accéder à notre page Carrières, où vous trouverez tous les postes ouverts. En plus des postes à temps plein, nous proposons également des stages et des emplois étudiants.

Si vous avez des questions, n’hésitez pas à nous contacter !