Avis de confidentialité sur le signalement d'irrégularités

Lorsque vous signalez une inconduite ou des violations au sein des opérations de Remazing, il peut devenir nécessaire pour Remazing de traiter vos données personnelles. La confiance et les pratiques commerciales éthiques sont primordiales tant pour Remazing que pour ses clients, c'est pourquoi nous favorisons activement un environnement où les individus, qu'ils soient affiliés à Remazing ou externes, se sentent en sécurité et encouragés à signaler toute faute liée à nos opérations.

Nous traitons vos données personnelles, y compris votre nom, vos coordonnées et d'autres détails pertinents fournis dans votre rapport, pour faciliter la réception de votre rapport, maintenir la communication avec vous tout au long de l'affaire et assurer un suivi approfondi des questions que vous avez signalées.
Les données personnelles dans un rapport de signalement d'irrégularités peuvent concerner vous en tant qu'individu signalant, le sujet sous enquête, des témoins ou d'autres personnes mentionnées. Veuillez noter que divulguer des informations à la personne accusée à un stade précoce pourrait compromettre l'enquête, et donc, le partage d'informations spécifiques avec l'accusé peut être retardé. De telles décisions de report sont prises au cas par cas et sont dûment documentées. En fonction de votre statut d'emploi au sein de l'entreprise, il peut y avoir des restrictions légales sur qui vous pouvez inclure dans votre rapport.

Les données personnelles sont collectées directement auprès de la personne signalant une inconduite ou une violation au sein des opérations de Remazing. De plus, des données personnelles peuvent être collectées lors de l'enquête sur une violation auprès d'autres personnes pertinentes (par exemple, des témoins) impliquées dans le cas de signalement d'irrégularités concerné.

Les données personnelles ne peuvent être utilisées que lorsque le traitement est jugé nécessaire aux fins d'actions de suivi, y compris :

• Recevoir des rapports de signalement d'irrégularités
• Communiquer avec les lanceurs d'alerte
• Faciliter les actions de suivi basées sur les informations fournies dans un rapport

Les données personnelles traitées à ces fins peuvent également être utilisées pour remplir des obligations liées à la soumission d'informations, telles que :

• Partager des informations avec l'autorité policière dans les cas impliquant des crimes suspectés
• Soumettre des rapports comme preuves dans des procédures judiciaires ou pour l'établissement, l'exercice ou la défense de réclamations légales
• Respect des exigences légales ou réglementaires

Les données personnelles qui sont manifestement non pertinentes pour le traitement d'un rapport spécifique ne seront pas collectées, ou si elles sont collectées par inadvertance, seront rapidement supprimées. Dans les cas de suivi, les données personnelles ne peuvent pas être traitées pendant une période dépassant trois (3) ans après la clôture de l'affaire, conformément à la loi allemande sur la protection des lanceurs d'alerte.

L'accès aux données personnelles traitées dans les cas de suivi est limité aux personnes identifiées comme destinataires des rapports, autorisées à superviser le suivi des rapports et à fournir des retours. Les données personnelles sont stockées au sein de l'Espace économique européen (EEE) et sont protégées par des normes et pratiques techniques rigoureuses.

Remazing traite des données personnelles en vertu de l'article 6(1)(c) du RGPD, qui stipule que Remazing a une obligation légale (selon la loi allemande sur la protection des lanceurs d'alerte) de recevoir et de gérer des rapports d'inconduite, nécessitant le traitement de certaines données personnelles en relation avec le processus de signalement d'irrégularités.

En tant que personne concernée, vous disposez de plusieurs droits en vertu du RGPD. Si vous avez signalé un problème et souhaitez exercer vos droits, veuillez nous contacter soit à whistleblow@remazing.eu ou Sören Jessen (soeren.jessen@remazing.eu) si le rapport concerne le Responsable Senior des Ressources Humaines et de la Culture.
Vos droits en vertu du RGPD comprennent :

• Droit d'accès à vos données personnelles : Confirmer si vos données personnelles sont traitées et, le cas échéant, accéder à ces données.
• Droit de rectification des données personnelles : Rectifier les inexactitudes de vos données personnelles.
• Droit à l'effacement des données personnelles (droit à l'oubli) : Demander l'effacement de vos données personnelles dans des circonstances spécifiques.
• Droit à la limitation du traitement : Limiter le traitement de vos données personnelles dans certaines conditions.
• Droit d'opposition au traitement : S'opposer au traitement basé sur des intérêts légitimes.
• Droit à la portabilité des données : Demander vos données personnelles dans un format lisible par machine pour transmission à un autre responsable du traitement (Veuillez noter que ce droit ne s'applique pas au signalement d'irrégularités, qui est basé sur des obligations légales ou l'intérêt légitime de Remazing).
• Droit de déposer une plainte auprès d'une autorité de contrôle : Déposer une plainte concernant notre traitement des données personnelles auprès de votre autorité de contrôle nationale, telle que le Commissaire fédéral à la protection des données et à la liberté d'information (BfDI), qui sert d'autorité de contrôle principale pour Remazing. De plus, les employés dans les pays d'opération de Remazing ont le droit de déposer des plaintes auprès de leurs autorités de contrôle nationales respectives.

Si vous avez des questions concernant cette politique de confidentialité ou la manière dont nous traitons les données personnelles, ou si vous souhaitez exercer vos droits, n'hésitez pas à nous contacter soit à whistleblow@remazing.eu ou Sören Jessen (soeren.jessen@remazing.eu) si le rapport concerne le Responsable Senior des Ressources Humaines et de la Culture. Remazing se réserve le droit de modifier cette politique de confidentialité et communiquera tout changement sur notre site web et en interne.