Das Onboarding bei Remazing

Was ist Onboarding?

Ein strukturiertes Onboarding ist für einen erfolgreichen Talentmanagement-Prozess heutzutage nicht mehr wegzudenken. Aber was bedeutet eigentlich Onboarding?

Der Begriff Onboarding kommt aus dem Englischen “Taking on Board” und beschreibt die systematische Integration neuer Mitarbeitenden ins Unternehmen. Dabei umfasst es alle Maßnahmen, die die soziale sowie fachliche Eingliederung der neuen Mitarbeiter*innen fördern. Onboarding ist daher ein fortlaufender Prozess, der schon vor dem ersten Arbeitstag beginnt.

Warum ist ein gutes Onboarding so wichtig?

 “Man bekommt nie eine zweite Chance, einen guten ersten Eindruck zu hinterlassen”. Studien der Personalbranche zeigen, dass ein Großteil der Personalfluktuation (bis zu 20 %) innerhalb der ersten 45 Tage der Beschäftigung stattfindet und Expert*innen gehen davon aus, dass mangelnde Einarbeitung und Integration Grund für ca. 10 % der Kündigungen während der Probezeit sind. 

Wir möchten unsere Chance nutzen, durch ein organisiertes und standardisiertes Onboarding einen positiven ersten Eindruck zu hinterlassen.  Darüber hinaus ist das Onboarding langfristig ausschlaggebend für eine enge Bindung an die Mitarbeitenden, die Identifikation mit der Unternehmenskultur und die soziale Eingliederung des neuen Teammitglieds. Daher war es uns besonders wichtig, einen Onboarding-Prozess zu entwickeln, bei dem sich neue Mitarbeiter*innen von Anfang an integriert fühlen. 

Vor dem ersten Tag

Das Onboarding beginnt bei uns schon mit der Unterzeichnung des Arbeitsvertrags. Nach Unterzeichnung des Vertrags und ein bis zwei Wochen vor dem Startdatum schicken wir neuen Teammitgliedern eine E-Mail mit den wichtigsten Informationen für den Start. Dies inkludiert nicht nur organisatorisches wie Startdatum, Zeit und Ort, sondern enthält auch einen Link zu unserem “Onboarding Handbook” und unserem “Operational Guide”. 

In unserem Onboarding Handbook finden New Joiner eine Übersicht aller Teams und ihrer Mitglieder. Außerdem werden darin wichtige Fragen vorab beantwortet, wie

• Inwiefern ist Home-Office möglich? 
• Haben wir einen Dresscode? 
• Was sind wichtige regelmäßige Termine und Events? 

Unser Operational Guide gibt eine Übersicht über von uns verwendete Tools und deren Nutzung. So erhalten New Joiner eine bessere Orientierung, bevor sie die Tools kennenlernen und selbst in der Praxis nutzen.

Nicht nur das neue Teammitglied soll bestmöglich auf den Start bei uns vorbereitet sein. Gleichermaßen holen wir auch unser Team ins Boot und bereiten es auf die Ankunft der Person vor. Dafür verschicken wir ein paar Tage vor dem Start eine “Welcome Mail” an unsere New Joiner, in der sie sich kurz dem Team vorstellen. Zusätzlich füllt der/die direkte Vorgesetzte vorab einen Fragebogen aus, in dem die Aufgaben, Projekte und Zuständigkeiten für die ersten Wochen und Monate sowie die jeweils verantwortlichen Teammitglieder definiert sind.

Nicht zuletzt sorgen wir frühzeitig dafür, dass das notwendige technische Equipment verfügbar ist. So steht dem Onboarding am ersten Tag nichts mehr im Weg.  

Der erste Tag bei Remazing

Ziel des ersten Tages ist es, die Rahmenbedingungen dafür zu schaffen, dass neue Teammitglieder für die nächsten Wochen gut aufgestellt und vorbereitet sind. Wir starten dafür mit einem vorbereiteten Arbeitsplatz (Equipment + ein paar Welcome-Goodies) und einer Tour durch unser Office. Hierauf folgt eine Onboarding-Session, in der gemeinsam das MacBook und alle notwendigen Tools eingerichtet werden, die zum Arbeiten benötigt werden. 

Um die Informationen vom Vormittag in guter Gesellschaft zu verdauen, findet anschließend ein Mittagessen mit dem Team des New Joiners statt.  

Am Nachmittag steht ein erstes Onboarding im Team an. In einer separaten Session mit dem oder der Direct Manager*in erfolgt eine Einführung in Aufgaben, Prozesse und Kunden des Teams. Damit endet der erste Tag und schafft die Grundlage für die weitere Einarbeitung des Teammitglieds in den folgenden Wochen. 

Und wie läuft’s remote?

Genauso! Tatsächlich lassen sich alle Schritte unseres Onboarding-Prozesses, auch nach dem ersten Tag, problemlos online durchführen. Benötigtes Equipment wird vorab nach Hause geschickt und alles Weitere, selbst das Mittagessen, erfolgt per Video Call. Und spätestens seit Corona gilt das als Benchmark für alle neuen Maßnahmen, die wir im Prozess implementieren. 

Was kommt nach dem ersten Tag?

Jeder neue Job bringt es mit sich, dass zu Beginn eine Vielzahl an Informationen und Learnings auf neue Teammitglieder einprasseln. Dabei geht es nicht nur um Fachwissen, sondern auch darum, firmeninterne Strukturen und Prozesse, den Teamaufbau sowie andere grundsätzliche Informationen zu vermitteln. Das erfolgt bei uns normalerweise in den ersten acht Wochen.

Nachdem der erste Tag gemeistert ist, fokussieren wir uns innerhalb der folgenden Wochen darauf, möglichst strukturiert Kontakt zu unterschiedlichen Teams und ihren Mitgliedern herzustellen und gleichzeitig einen guten Überblick über die Kernbereiche unserer Arbeit als Amazon Agentur zu geben. Dabei ist es egal, ob jemand direkt im Amazon Marketing arbeiten oder in einem anderen Bereich tätig sein wird – den Überblick über unser Kern-Business erhält jeder.

In den ersten Wochen finden daher Vorstellungsrunden mit allen Teams statt. Diese ermöglichen es, sich im persönlichen Austausch kennenzulernen und erste Bezugspunkte zu knüpfen. 

Zusätzlich gibt es “Learning Sessions”, die von bestimmten Teammitgliedern für unsere New Joiner gegeben werden. Das Ziel der Learning Sessions ist es, einen Überblick über Remazing als Firma, über die Tools, mit denen wir arbeiten, aber auch über die Inhalte hinter unserer Remazing-Pyramide, die unsere Kerntätigkeiten als Amazon Agentur beschreibt, zu erhalten.

Einige Beispiele für unsere Learning Sessions:

• Firmenpräsentation
• Amazon Vendor vs. Amazon Seller
• Amazon Content Management (Amazon SEO und A+ Content)
• Amazon Advertising
• Remdash (unsere Inhouse Amazon Software)

Über unsere interne Learning-Academy haben alle zusätzlich jederzeit Zugriff auf aufgezeichnete Videos dieser Sessions.

Parallel dazu startet das Onboarding im jeweiligen Team, welches deutlich über acht Wochen hinaus andauert. Das neue Teammitglied wird in die relevanten Prozesse eingebunden und in erste Projekte involviert, wobei sich der Grad der Verantwortung nach und nach steigert. Learning by doing funktioniert hier für uns immer noch am besten.

Damit die Inhalte aus unseren Learning Sessions ebenfalls direkt in die Praxis übertragen werden können, bearbeitet jedes neue Teammitglied, unabhängig von Level und Position, ab der ersten Woche unsere “Onboarding Challenge”.

Die Remazing Onboarding Challenge

Für jeden New Joiner halten wir ein Produkt eines unserer Kunden bereit. Dieses Produkt wird im Laufe der Challenge einmal komplett für die ideale Positionierung auf Amazon optimiert – immer mit Unterstützung von unseren Expert*innen im jeweiligen Bereich.

Die drei Vorteile, die durch das Bearbeiten für unsere neuen Teammitglieder entstehen:

1) Training: Die Challenge vermittelt das Basiswissen rund um unsere Amazon Marketing Pyramide

2) Teamarbeit: Jedes neue Teammitglied hat erste Berührungspunkte mit dem Großteil unserer Teams

3) Tool: Jeder arbeitet vom ersten Tag an mit unserer eigenen Amazon Software Remdash

Nach Abschluss wird jede Challenge präsentiert, wodurch sich auch für uns jedes Mal neue Learnings und Denkanstöße ergeben. Und es kam bisher nicht nur einmal vor, dass die Präsentation bei einem unserer Kunden gelandet ist und dort beeindruckt hat.

Mit Abschluss der Challenge liegt das restliche Onboarding, wie oben angesprochen, bei den jeweiligen Teams, die die Learnings und notwendigen Skills weiter vertiefen.

Für unser People & Culture Team ist der Prozess an dieser Stelle aber noch nicht ganz abgeschlossen.

Onboarding ist kein statischer Prozess

Wenn wir eines über unseren Onboarding-Prozess sagen können, dann, dass er sich über die letzten Jahre stetig weiterentwickelt und verbessert hat. Jede Entwicklung, die Remazing durchmacht, wirkt sich auf unseren Prozess aus, sodass wir diesen entsprechend anpassen und fortlaufend neue Ideen einbringen.

Viele dieser Ideen erhalten wir dabei direkt von der besten Quelle: Den Personen, die den Prozess kürzlich durchlaufen haben. Daher nimmt jeder New Joiner nach seinem Onboarding an einer Umfrage teil, mit der wir die Zufriedenheit mit dem Prozess messen und nach Verbesserungsvorschlägen fragen. Dabei evaluieren wir die Ergebnisse im Team, führen aber auch regelmäßig Follow-up-Gespräche, um weitere Details zu erhalten.

Onboarding is key!

Die Entwicklung eines sinnvollen Onboarding-Prozesses erfordert Arbeit und Zeit. Wenn man bereit ist, beides zu investieren, legt man jedoch den besten Grundstein für eine langfristige Bindung und schafft beiderseitig einen Mehrwert.

Du suchst einen Job in Hamburg und hast Lust, unseren Onboarding-Prozess selbst zu erleben? Hier geht’s zu unserer Karriereseite, auf der du alle offenen Stellenangebote findest. Neben Vollzeitstellen bieten wir auch Praktika und Studentenjobs an.

Bei Fragen sprich uns einfach an!

Titelbild: Lisa Knauer